Gửi email tự động bằng n8n đúng quy định

Thư gửi tay thì sót, thư gửi hàng loạt thì vào spam

Một trung tâm đào tạo gửi thư xác nhận đăng ký bằng tay, cuối tuần không ai trực nên khách đợi hai ngày. Tháng sau, cả đội gửi một lượt thư ưu đãi cho mọi địa chỉ, kể cả người chưa từng đồng ý nhận: hộp thư bị báo đạt giới hạn gửi, vài khách phản ánh bị làm phiền. (Tình huống minh hoạ.)

Gửi email tự động bằng n8n giải quyết được cả hai việc, với điều kiện bạn tách rõ thư giao dịch (xác nhận, nhắc lịch, trả lời yêu cầu của khách) và thư quảng cáo (ưu đãi, bản tin bán hàng), rồi đặt chốt chặn cho loại thứ hai. Chưa quen workflow, đọc trước n8n cho người mới.

Gửi email tự động bằng n8n gồm những gì?

Gửi email tự động bằng n8n là dựng workflow nhận một sự kiện (khách đăng ký, đến lịch, có đơn mới), lấy dữ liệu khách, kiểm tra điều kiện được phép gửi rồi gửi thư qua Gmail node hoặc Send Email (SMTP), và ghi lại đã gửi gì, lúc nào.

Chọn Gmail node hay Send Email (SMTP)

Số thư được gửi mỗi ngày do nhà cung cấp hộp thư quyết định, n8n không nới được:

• Gmail cá nhân: báo lỗi "You have reached a limit for sending mail" khi gửi tới hơn 500 người nhận trong một thư và/hoặc hơn 500 thư mỗi ngày; gửi lại được sau 1–24 giờ.
• Google Workspace: 2.000 thư mỗi ngày cho mỗi người dùng (1.500 với trộn thư, 500 với tài khoản dùng thử); dịch vụ SMTP relay có giới hạn riêng.

Gmail cá nhân hợp với thư giao dịch số lượng nhỏ; bản tin gửi nhiều người nên đi qua tên miền riêng hoặc dịch vụ gửi email.

Nguồn: Gmail node – Message · Send Email node · Google credentials · Google OAuth 2.0 – Testing 7 ngày · Giới hạn Gmail · Giới hạn Workspace

Bước 1. Tạo credential gửi thư

Cách A – Gmail node. Trong n8n, thêm node Gmail, ở ô Credential chọn tạo mới và đăng nhập bằng OAuth2. Trên n8n Cloud, một số node Google có Managed OAuth2. Nếu tự cài n8n và tự tạo ứng dụng OAuth trong Google Cloud, hãy chuyển ứng dụng khỏi trạng thái Testing: theo Google, ứng dụng loại External ở trạng thái này cấp refresh token chỉ sống 7 ngày, sau đó workflow lỗi xác thực.

Cách B – Send Email (SMTP). Với Gmail qua SMTP, tài liệu n8n hướng dẫn bật xác minh hai bước (2-Step Verification), tạo App password rồi điền như mẫu dưới. Cổng 465 đi cùng công tắc SSL/TLS bật; cổng 587 thì tắt công tắc để dùng STARTTLS; cổng 25 không mã hoá, không nên dùng.

Host: smtp.gmail.com            # hoặc máy chủ SMTP của tên miền riêng
Port: 465                       # 465 = bật SSL/TLS; 587 = tắt SSL/TLS (dùng STARTTLS)
SSL/TLS: bật
User: <địa chỉ email gửi>
Password: <app password, nhập thẳng vào ô này trong n8n>

Nguồn: Google credentials · Google OAuth 2.0 · SMTP credentials · Gmail qua SMTP

Bước 2. Workflow thư xác nhận đăng ký

Thư giao dịch trả lời đúng việc khách vừa yêu cầu. Dựng theo thứ tự:

1. Trigger: Webhook nhận dữ liệu form website, hoặc n8n Form Trigger nếu chưa có website (cách nối form: Đưa form website về bảng khách hàng).
2. Edit Fields (Set): tạo các trường ten, email, chuong_trinh, thoi_diem; xoá khoảng trắng thừa ở email.
3. If: điều kiện String "matches regex" hoặc "is not empty" cho email; không hợp lệ thì rẽ sang nhánh báo người phụ trách thay vì gửi.
4. Gmail (Message → Send) hoặc Send Email (Send): điền To, Subject, nội dung theo mẫu dưới; mở Options, tắt Append n8n Attribution, đặt Sender Name hoặc Reply To là hộp thư có người đọc.
5. Data Table (Row → Upsert) hoặc Google Sheets (Append or Update Row): ghi đã gửi thư xác nhận lúc nào, để không gửi trùng khi khách bấm gửi form hai lần.

Tiêu đề: Đã nhận đăng ký của {{ $json.ten }}
Nội dung:
Chào {{ $json.ten }},
<Tên doanh nghiệp> đã nhận đăng ký "{{ $json.chuong_trinh }}" của bạn lúc {{ $json.thoi_diem }}.
Tư vấn viên sẽ liên hệ trong giờ làm việc.
Cần đổi thông tin, bạn chỉ cần trả lời thư này.

Phần trong {{ }} là biểu thức n8n, lấy giá trị từ node trước. Chạy thử với email của bạn trước khi publish.

Nguồn: Webhook · If node · Gmail – Send · Send Email · Data Table node

Bước 3. Bảng khách có cột đồng ý và từ chối

Bảng khách phải trả lời được: khách đã đồng ý chưa, lúc nào, bằng cách nào, đã từ chối chưa. Thêm các cột sau vào Data table của n8n hoặc bảng tính (xem Google Sheets làm CRM):

ma_khach          # mã ngẫu nhiên, dùng trong link từ chối thay cho email
ten
email
dong_y_quang_cao  # co / trống
ngay_dong_y       # thời điểm khách đồng ý
cach_dong_y       # vd: form website, tích ô đồng ý
tu_choi           # thời điểm từ chối; có giá trị là không bao giờ gửi quảng cáo nữa
lan_gui_qc_cuoi   # thời điểm gửi thư quảng cáo gần nhất

Nghị định 91/2020 yêu cầu người quảng cáo kiểm tra được sự đồng ý rõ ràng và lưu thông tin đăng ký, từ chối tối thiểu 01 năm. Đừng xoá dòng của khách đã từ chối: dòng đó giúp workflow biết không gửi lại. Data table mặc định ai trong cùng project cũng xem được, nên chỉ cho người cần thiết vào project đó.

Nguồn: Nghị định 91/2020 – Điều 11 · n8n – Data tables

Bước 4. Workflow thư quảng cáo có người duyệt

1. Schedule Trigger chạy một lần mỗi ngày trong giờ làm việc (đặt múi giờ Asia/Ho_Chi_Minh; tự cài thì đặt GENERIC_TIMEZONE).
2. Data Table (Row → Get) hoặc Google Sheets (Get Row(s)) lấy khách có dong_y_quang_cao = co và tu_choi trống.
3. If: lan_gui_qc_cuoi trống hoặc trước thời điểm hiện tại hơn 24 giờ (kiểu Date & Time, phép so "is before"). Tối đa một thư mỗi ngày thì luôn dưới mức 3 thư/24 giờ.
4. Telegram (thao tác Send and Wait for Response, kiểu Approval) hoặc Gmail (thao tác Send and Wait for Approval): gửi người quản lý tiêu đề, nội dung, số người nhận; bấm duyệt mới đi tiếp. Với Telegram, đặt thêm Limit Wait Time để workflow không chờ mãi.
5. Loop Over Items chia lô nhỏ, mỗi lô thêm Wait vài giây để giãn nhịp.
6. Gửi theo mẫu dưới, rồi cập nhật lan_gui_qc_cuoi của từng khách.

Tiêu đề: [QC] <nội dung ưu đãi, khớp với thân thư>
Nội dung:
Chào {{ $json.ten }},
<nội dung ưu đãi>

Người gửi: <tên doanh nghiệp> · <số điện thoại> · <email> · <địa chỉ> · <website>
Bạn nhận thư này vì đã đồng ý nhận tin ưu đãi ngày {{ $json.ngay_dong_y }}.
Từ chối nhận thư: <địa chỉ trang từ chối>?ma={{ $json.ma_khach }}
Hoặc trả lời thư này với chữ "TỪ CHỐI", hoặc gọi <số điện thoại>.

Link từ chối dùng ma_khach ngẫu nhiên, không đặt email hay số điện thoại vào đường link.

Nguồn: Schedule Trigger · If – Date & Time · Send and Wait for Response · Xử lý giới hạn tốc độ · Nghị định 91/2020 – Điều 13, 17–20

Bước 5. Nhận yêu cầu từ chối và dừng ngay

1. Tạo workflow mới bắt đầu bằng Webhook, HTTP method GET, Respond = "Using 'Respond to Webhook' Node". Đường dẫn production của webhook là <địa chỉ trang từ chối> trong mẫu thư.
2. Data Table (Row → Update), điều kiện ma_khach Equals giá trị ma trên link; ghi thời điểm vào tu_choi.
3. Respond to Webhook: Respond With = Text hoặc Redirect tới trang "Bạn đã từ chối nhận thư".
4. Gửi một thư xác nhận không chứa quảng cáo, rồi ngừng gửi (Nghị định 91/2020).
5. Khách từ chối qua email hay điện thoại: người nhận cập nhật cột tu_choi trong ngày.

Huỷ đăng ký một chạm: gửi trên 5.000 thư mỗi ngày tới Gmail thì thư quảng cáo cần hai header List-Unsubscribe và List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click. Node Send Email không đặt được header tự chọn, nên ở quy mô này hãy để n8n gọi dịch vụ gửi email có hỗ trợ sẵn qua HTTP Request.

Nguồn: Webhook · Respond to Webhook · Data Table – Rows · Google – one-click unsubscribe · Nghị định 91/2020 – Điều 20

An toàn và chính sách cần nhớ

Khung giờ 7:00–22:00 ở Điều 13 Nghị định 91/2020 áp dụng cho tin nhắn quảng cáo (gọi điện 8:00–17:00); nghị định không đặt khung giờ cho email. Gửi email trong 7:00–22:00 chỉ là khuyến nghị nên làm, không phải quy định bắt buộc. Bộ Công an đang lấy ý kiến dự thảo nghị định mới về chống tin nhắn, thư điện tử, cuộc gọi rác (tin ngày 09/09/2026); hãy kiểm tra văn bản đang có hiệu lực trước khi chạy chiến dịch. Bài viết không phải tư vấn pháp lý.

Tổng hợp quy định theo từng kênh Messenger, Zalo OA, SMS, email: Bám đuổi khách đúng chính sách.

Nguồn: Nghị định 91/2020/NĐ-CP · Luật 91/2025/QH15 · Google sender guidelines · Chính phủ – dự thảo nghị định chống tin rác

Kiểm tra đã chạy đúng

• Gửi thử tới hộp thư của bạn: tiêu đề, tên khách, link hiển thị đúng; không còn dòng chữ ký n8n.
• Gửi form hai lần với cùng email: chỉ nhận một thư xác nhận.
• Khách chưa đồng ý hoặc đã từ chối không xuất hiện trong danh sách chờ duyệt.
• Bấm link từ chối: cột tu_choi có thời điểm, nhận đúng một thư xác nhận không quảng cáo.
• Bấm từ chối ở bước người duyệt thì không thư quảng cáo nào đi.
• Sau 7 ngày, tab Executions không có lỗi xác thực Gmail.

Lỗi thường gặp

Nguồn: Google OAuth 2.0 · SMTP credentials · Giới hạn Gmail · Google sender guidelines · Webhook – Test và Production URL

Bắt đầu từ đâu?

1. Hôm nay: tạo credential và workflow thư xác nhận đăng ký (Bước 1–2), chạy thử với email của bạn.
2. Tuần này: thêm cột đồng ý, từ chối vào bảng khách và dựng workflow từ chối (Bước 3, 5) trước khi gửi thư quảng cáo nào.
3. Sau đó: bật workflow thư quảng cáo có người duyệt; kết hợp nhắc lịch theo mốc ở Nhắc lịch và chăm sóc khách theo mốc và báo lỗi qua bot Telegram.

Đọc tiếp: Nhắc lịch, chăm sóc theo mốc →

Câu hỏi thường gặp

Tài liệu liên quan

• n8n · AI Agentn8n là gì? Tự động hoá quy trình kết hợp AI cho doanh nghiệpn8n là gì: công cụ tự động hoá quy trình nối Facebook, Google Sheets, Telegram, CRM thành workflow, chèn được bước AI. Cloud hay tự cài, giấy phép, giới hạn.
• n8n · AI AgentLàm chatbot Facebook Messenger bằng n8n: webhook, chữ ký, Send API, cửa sổ 24 giờLàm chatbot Facebook Messenger bằng n8n: xác minh webhook, kiểm chữ ký X-Hub-Signature-256, trả 200 trong 5 giây, gửi qua Send API, cửa sổ 24 giờ, App Review.
• n8n · AI Agentn8n Cloud hay tự cài: chi phí, gói và giấy phép cần biếtn8n Cloud hay tự cài: bảng gói Cloud bằng EUR theo lượt chạy, bản Community miễn phí và chi phí thật khi tự cài, giấy phép fair-code, chọn theo 5 tình huống.
• n8n · AI AgentKết nối Zalo OA với n8n: webhook 2 giây, token 25 giờ, tin Tư vấn miễn phí 48 giờKết nối Zalo OA với n8n từng bước: webhook trả 200 trong 2 giây, làm mới access token 25 giờ, gửi tin Tư vấn qua API, khung 48 giờ miễn phí và giới hạn 7 ngày.

Xem tất cả tài liệu hướng dẫn →

Nguồn tham khảo

• n8n Docs – Send Email node
• n8n Docs – Send Email (SMTP) credentials
• n8n Docs – Dùng Gmail qua SMTP
• n8n Docs – Gmail node, thao tác Message
• n8n Docs – Google credentials
• Google – OAuth 2.0, refresh token khi ứng dụng ở trạng thái Testing
• Gmail Help – Giới hạn gửi của Gmail
• Google Workspace Admin Help – Giới hạn gửi của Gmail trong Workspace
• Google Workspace Admin Help – Hướng dẫn cho người gửi email
• Công báo Chính phủ – Nghị định 91/2020/NĐ-CP
• Bộ Công an – Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ 01/01/2026

Lịch sử cập nhật

• 21/10/2026 — Bản đầu.

Miễn trừ trách nhiệm