Bot Telegram báo cáo và nhận lệnh duyệt bằng n8n

Sáng nào cũng gom số liệu tay, duyệt việc qua tin nhắn lẫn lộn

Tám giờ sáng, trưởng nhóm kinh doanh đếm khách mới trong bảng tính, chụp màn hình gửi vào nhóm. Nhân viên trả lời "em nhận" lẫn giữa hàng chục tin khác; việc cần sếp duyệt nằm trong tin nhắn riêng, dễ trôi. (Tình huống minh hoạ.)

Bài này dựng bot Telegram bằng n8n làm ba việc: gửi báo cáo theo lịch, cho nhân viên bấm nút nhận khách, và dừng workflow chờ quản lý duyệt việc nhạy cảm.

Bot Telegram báo cáo bằng n8n gồm những gì?

Bot Telegram báo cáo bằng n8n là một bot do bạn tạo ở @BotFather, được n8n dùng để gửi tin vào nhóm nội bộ theo lịch hoặc theo sự kiện, gắn nút bấm để người nhận ra lệnh, và tạm dừng workflow cho tới khi người có quyền bấm duyệt.

Node Telegram gửi tin, trả lời nút bấm; Telegram Trigger nhận tin và cú bấm; cả hai dùng chung credential.

Nguồn: Telegram node · Telegram Trigger · Telegram credentials

Chuẩn bị

• n8n đã chạy qua tên miền HTTPS (bản Cloud, hoặc tự cài theo hướng dẫn cài n8n trên VPS). Telegram Trigger và tính năng duyệt ngay trong chat cần n8n truy cập được qua HTTPS ở cổng 443, 80, 88 hoặc 8443.
• Một Google Sheet khách có các cột ma_khach, ho_ten, trang_thai, nguoi_nhan (cách dựng bảng: Google Sheets làm CRM với n8n).
• Một nhóm Telegram nội bộ của đội Sales, ít người, đúng người cần biết.
• Bản tự cài: đặt GENERIC_TIMEZONE=Asia/Ho_Chi_Minh để lịch chạy đúng giờ Việt Nam.

Mới dùng n8n thì làm trước workflow đầu tiên.

Nguồn: Telegram Trigger – HTTPS · Approve Within Chat – cổng · Schedule Trigger – múi giờ

Bước 1. Tạo bot và credential

1. Mở Telegram, nhắn cho @BotFather lệnh /newbot.
2. Đặt tên hiển thị, rồi đặt username: dài 5–32 ký tự, chỉ chữ Latin, số, dấu gạch dưới, phải kết thúc bằng "bot", và không đổi được về sau. Ví dụ congty_baocao_bot.
3. BotFather trả về token. Cất ngay vào trình quản lý mật khẩu.
4. Trong n8n, vào Credentials → tạo credential Telegram → dán token vào ô Access Token → lưu. Đây là nơi duy nhất trong n8n bạn dán token.
5. Tạo thêm một bot chỉ để thử, với credential riêng (lý do ở mục giới hạn).

Nguồn: Telegram credentials – BotFather · Bot features – token

Bước 2. Đưa bot vào nhóm và lấy Chat ID

Theo Telegram, bot không thể tự mở cuộc trò chuyện: phải có người nhắn bot trước, hoặc thêm bot vào nhóm. Thêm bot vào nhóm Sales như một thành viên. Gửi vào kênh (channel) thì bot phải là quản trị viên của kênh.

1. Tạo workflow tạm, thêm Telegram Trigger, Updates chọn Message, chọn credential vừa tạo.
2. Bấm chạy thử, rồi nhắn một câu vào nhóm. Trong bảng OUTPUT, tìm số id trong phần chat: đó là Chat ID của nhóm (nhóm thường là số âm). Ở phần from là User ID của người vừa nhắn; ghi lại ID của quản lý để dùng ở Bước 4.
3. Cách khác theo tài liệu n8n: đọc số trên địa chỉ Telegram bản web, hoặc mời @RawDataBot vào nhóm rồi xoá ngay.

Lưu ý privacy mode: mặc định bot trong nhóm chỉ thấy tin liên quan tới nó, như lệnh gọi đích danh /baocao@congty_baocao_bot. Cách này đủ cho bot báo cáo và giúp bot không đọc chuyện riêng của nhóm.

Nguồn: Telegram Bots – bot không tự mở chat · Telegram – Chat ID, thêm bot vào kênh · Privacy mode

Bước 3. Workflow gửi báo cáo theo lịch

1. Thêm Schedule Trigger, Trigger Interval chọn Custom (Cron), nhập 30 7 * * 1-6 (7:30 sáng thứ Hai tới thứ Bảy). Trong Workflow Settings, đặt Timezone là Asia/Ho_Chi_Minh.
2. Thêm Google Sheets, thao tác Get Row(s), chọn bảng khách, Filters: cột trang_thai bằng moi. Mặc định node chỉ trả dòng khớp đầu tiên, nên vào Options → When Filter Has Multiple Matches → Return All Matches.
3. Thêm Summarize, Aggregation chọn Count, Field là ma_khach. Bước này quan trọng: Get Row(s) trả về mỗi dòng một item, và node Telegram chạy một lần cho mỗi item. Không gộp lại thì 15 khách sẽ thành 15 tin nhắn.
4. Thêm Telegram, Resource Message, Operation Send Message, điền Chat ID nhóm, dán nội dung mẫu dưới đây vào ô Text.
5. Ở Reply Markup chọn Inline Keyboard, Add Button: chữ trên nút "Tôi nhận khách", callback data nhan_khach.
6. Trong Additional Fields, tắt Append n8n attribution để bỏ dòng "This message was sent automatically with n8n".
7. Chạy thử, kiểm tra tin trong nhóm, rồi bấm Publish để lịch bắt đầu chạy.

<b>Báo cáo khách mới – {{ $now.toFormat('dd/MM/yyyy') }}</b>
Khách chưa liên hệ: {{ <trường đếm, kéo từ bảng INPUT của Summarize> }}
Mở bảng khách: <link Google Sheet nội bộ>
Bấm nút bên dưới khi đã nhận khách.

Tin chỉ báo con số và đường dẫn bảng nội bộ, không liệt kê số điện thoại khách: tin nhóm dễ bị chuyển tiếp, chụp màn hình. Một tin dài tối đa 4.096 ký tự; Parse Mode mặc định là HTML, nên dữ liệu có ký tự < có thể làm tin bị từ chối.

Ngày không có khách mới, workflow dừng ở Get Row(s); muốn vẫn nhận tin "0 khách", bật Always Output Data cho node đó.

Nguồn: Schedule Trigger – cron · Google Sheets – Get Row(s) · Summarize · Send Message, Reply Markup · Node settings

Bước 4. Bắt workflow chờ người duyệt

Việc đụng tới khách hoặc đăng nội dung công khai cần một bước duyệt ngay trước node thực hiện. Thao tác Send and Wait for Response của node Telegram gửi tin rồi tạm dừng workflow tới khi có người trả lời.

1. Thêm Telegram, Operation Send and Wait for Response, Chat ID là nhóm hoặc chat riêng với quản lý.
2. Response Type chọn Approval. Type of Approval chọn loại có cả nút duyệt và nút từ chối; nhãn mặc định là Approve, Decline, đổi được thành "Duyệt", "Từ chối".
3. Bật Limit Wait Time, ví dụ 4 giờ.
4. Bật Approve Within Chat để bấm ngay trong tin nhắn. Restrict Who Can Approve = User ID của quản lý (Bước 2); người khác bấm sẽ thấy báo không có quyền. After Decision chọn Show Outcome and Remove Buttons.
5. Sau node duyệt, thêm If: chỉ "đã duyệt" mới đi tiếp tới node gửi; mọi trường hợp khác, kể cả hết giờ, đi nhánh dừng. Tài liệu n8n không ghi tên trường kết quả: chạy thử, bấm duyệt, mở panel OUTPUT của node, tìm trường đúng/sai (thường là approved, có thể nằm trong data) rồi kéo vào ô điều kiện, không gõ tay.

Duyệt gửi tin chăm sóc cho {{ <số khách, kéo từ INPUT> }} khách?
Nội dung: {{ <trường nội dung tin, kéo từ INPUT> }}
Không duyệt trong 4 giờ thì workflow tự dừng, không gửi.

Với Approve Within Chat, OUTPUT có User ID, username, tên người bấm để lưu dấu vết. Không có HTTPS công khai thì node dùng nút liên kết mở trình duyệt.

Nguồn: Send and Wait for Response – Approval, Approve Within Chat

Bước 5. Nhận lệnh từ nút bấm: Telegram Trigger và Answer Query

Nút "Tôi nhận khách" là nút inline: bấm vào không gửi tin vào nhóm mà gửi callback query về bot; Telegram hiện vòng chờ trên nút tới khi bot gọi answerCallbackQuery. Tạo workflow thứ hai:

1. Telegram Trigger, Updates chọn Callback Query và Message. Options: Restrict to Chat IDs = Chat ID nhóm Sales, để người ngoài nhóm không ra lệnh được.
2. Switch chia hai nhánh: cú bấm nút (callback_query.data bằng nhan_khach) và tin nhắn là lệnh /baocao@congty_baocao_bot.
3. Nhánh nút bấm, việc đầu tiên: Telegram → Resource Callback → Answer Query. Query ID là {{ $json.callback_query.id }}; Additional Fields → Text "Đã ghi bạn nhận khách" (tối đa 200 ký tự).
4. Tiếp theo: Google Sheets → Get Row(s) lấy các dòng trang_thai = moi (bật Return All Matches), rồi Google Sheets → Update Row với Column to Match On = ma_khach: ghi tên người bấm (trong callback_query.from) vào cột nguoi_nhan, đổi trang_thai sang da_nhan. Người bấm sau sẽ không còn dòng nào để nhận.
5. Tuỳ chọn: Edit Message Text sửa tin báo cáo thành "Đã có người nhận".
6. Nhánh lệnh /baocao: dùng Execute Sub-workflow gọi lại workflow báo cáo (thêm node Execute Sub-workflow Trigger vào workflow đó).

Tên trường callback_query.id, .data, .from theo cấu trúc Update của Telegram Bot API; tài liệu n8n không in sẵn dữ liệu ra của Telegram Trigger, nên bấm nút thử một lần, mở panel OUTPUT và kéo đúng trường vào các ô thay vì gõ tay. Callback data dài 1–64 byte: chỉ đặt mã ngắn, không chứa dữ liệu khách.

Nguồn: Callback – Answer Query · Telegram Trigger – events, restrict · Bot API – CallbackQuery, callback_data · Inline keyboards

Giới hạn cần biết: tốc độ gửi và một webhook mỗi bot

URL thử và URL chạy thật của Telegram Trigger đè nhau, nên dùng bot thử riêng. Riêng Approve Within Chat, n8n tự dùng chung webhook với Telegram Trigger của cùng bot.

Nguồn: Bots FAQ – giới hạn gửi · Gửi hơn 30 tin mỗi giây · Một webhook mỗi bot · setWebhook – cổng · Approve Within Chat – chia sẻ webhook

Ở Aduca, Telegram dùng để báo Sale

Aduca đang vận hành chatbot tư vấn trên n8n ở Zalo OA, Messenger và website. Khi bot nhận ra khách nóng, n8n báo Sale qua Telegram để người thật vào tiếp. Nguyên tắc: Telegram là kênh nội bộ, tin báo vừa đủ để hành động, gửi gì cho khách vẫn do người quyết định. Xem thêm Chatbot n8n đọc kịch bản từ Second Brain.

Kiểm tra đã chạy đúng

• Chạy thử báo cáo: nhóm nhận đúng một tin, có nút, không có dòng chữ ký n8n.
• Bấm nút: vòng chờ trên nút tắt ngay, hiện thông báo ngắn; bảng khách ghi đúng tên người bấm.
• Một người ngoài danh sách bấm nút duyệt: thấy thông báo không có quyền, workflow vẫn chờ.
• Để hết thời gian chờ duyệt: workflow đi nhánh dừng, không gửi gì cho khách.
• Gõ /baocao@tên_bot trong nhóm: nhận lại báo cáo.
• Sáng hôm sau, tab Executions có một lượt chạy lúc 7:30 giờ Việt Nam.

Lỗi thường gặp

Khi workflow đã chạy thật, gắn một error workflow để được báo khi có lỗi: xem giám sát lỗi, sao lưu và quản lý phiên bản.

Nguồn: Telegram – common issues · Telegram Trigger – common issues · Execute Once

An toàn và chính sách

• Token chỉ nằm trong Credentials của n8n và trình quản lý mật khẩu. Lỡ lộ thì vào @BotFather cấp lại token mới và cập nhật credential.
• Giới hạn người ra lệnh: Restrict to Chat IDs hoặc Restrict to User IDs ở Telegram Trigger; Restrict Who Can Approve ở bước duyệt.
• Dữ liệu khách tối thiểu trong tin nhắn nhóm, đúng mục đích tư vấn, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15. Không đưa dữ liệu khách vào callback data hay tên nút.
• Người duyệt trước việc đụng tới khách: bot nội bộ có thể soạn và đề xuất, nhưng gửi tin cho khách, đăng bài công khai phải qua bước duyệt ở Bước 4. Quy định từng kênh khi nhắn khách: bám đuổi khách đúng chính sách.
• Đối chiếu n8n 2.44.4 (10/2026); trước khi lên n8n 3.0, đọc trang thay đổi lớn.
• Phần quy định trong bài là tóm tắt để vận hành, không phải tư vấn pháp lý.

Nguồn: Bot token · Restrict to Chat/User IDs · n8n 3.0 breaking changes

Muốn được tư vấn cách áp dụng n8n cho quy trình của doanh nghiệp, bạn có thể đăng ký Tư vấn 1-1 hoặc Coaching 1-1; chi phí báo sau buổi tư vấn.

Đọc tiếp: Form website về bảng khách →

Câu hỏi thường gặp

Tài liệu liên quan

• n8n · AI Agentn8n là gì? Tự động hoá quy trình kết hợp AI cho doanh nghiệpn8n là gì: công cụ tự động hoá quy trình nối Facebook, Google Sheets, Telegram, CRM thành workflow, chèn được bước AI. Cloud hay tự cài, giấy phép, giới hạn.
• n8n · AI AgentLàm chatbot Facebook Messenger bằng n8n: webhook, chữ ký, Send API, cửa sổ 24 giờLàm chatbot Facebook Messenger bằng n8n: xác minh webhook, kiểm chữ ký X-Hub-Signature-256, trả 200 trong 5 giây, gửi qua Send API, cửa sổ 24 giờ, App Review.
• n8n · AI Agentn8n Cloud hay tự cài: chi phí, gói và giấy phép cần biếtn8n Cloud hay tự cài: bảng gói Cloud bằng EUR theo lượt chạy, bản Community miễn phí và chi phí thật khi tự cài, giấy phép fair-code, chọn theo 5 tình huống.
• n8n · AI AgentKết nối Zalo OA với n8n: webhook 2 giây, token 25 giờ, tin Tư vấn miễn phí 48 giờKết nối Zalo OA với n8n từng bước: webhook trả 200 trong 2 giây, làm mới access token 25 giờ, gửi tin Tư vấn qua API, khung 48 giờ miễn phí và giới hạn 7 ngày.

Xem tất cả tài liệu hướng dẫn →

Nguồn tham khảo

• n8n Docs – Telegram credentials
• n8n Docs – Telegram: Message operations (Send Message, Send and Wait for Response)
• n8n Docs – Telegram: Callback operations (Answer Query)
• n8n Docs – Telegram Trigger
• n8n Docs – Telegram Trigger: lỗi thường gặp
• n8n Docs – Telegram node: lỗi thường gặp
• n8n Docs – Schedule Trigger
• Telegram – Bot API
• Telegram – Bots FAQ (giới hạn gửi tin)
• Telegram – Bot features (nút inline, privacy mode)

Lịch sử cập nhật

• 21/10/2026 — Bản đầu.

Miễn trừ trách nhiệm