Nhắc lịch và chăm sóc khách theo mốc bằng n8n

Khách đăng ký rồi im lặng, lịch hẹn tới mà không ai nhắc

Một trung tâm đào tạo ghi lịch gọi lại khách vào sổ tay: tuần bận thì quên, tuần rảnh lại nhắn cùng một câu ba lần. Có khách đến khai giảng muộn vì không ai nhắc, có khách chặn trang vì bị nhắn quá nhiều. (Tình huống minh hoạ.)

Bài này dựng hai workflow: chăm sóc theo mốc (ngày 1, ngày 3, ngày 7 sau khi khách để lại thông tin) và nhắc lịch hẹn (trước một ngày và trước giờ hẹn). Phân loại khách nóng, ấm, lạnh đã có ở n8n cho Sales & CSKH; ở đây tập trung vào lịch, trạng thái và điểm dừng.

Chăm sóc khách theo mốc bằng n8n là gì?

Chăm sóc khách theo mốc bằng n8n là dùng workflow chạy theo lịch để đọc bảng trạng thái khách, chọn đúng mốc cần chạm hôm nay, gửi tin hoặc báo nhân viên, rồi ghi lại mốc kế tiếp; khách từ chối, đã mua hay hết khung được nhắn thì chuỗi dừng.

Nguồn: Wait node · Schedule Trigger · Workflow settings – Timezone

Bước 1. Chọn nơi lưu trạng thái và tạo bảng

Tạo một data table tên cham_soc_khach với các cột dưới. Mỗi khách một dòng; workflow nhận khách mới (từ form, chatbot, quảng cáo) dùng Data Table → Upsert theo ma_khach để không tạo dòng trùng, đặt moc_tiep = D1 và ngay_moc_tiep = ngày mai.

ma_khach         # mã ngẫu nhiên, không dùng số điện thoại làm mã
kenh             # messenger / zalo_oa / email
tuong_tac_cuoi   # lần cuối khách nhắn, bấm nút, trả lời (dùng để tính khung được nhắn)
trang_thai       # dang-cham / da-mua / tam-dung / tu-choi
moc_tiep         # D1 / D3 / D7 / xong
ngay_moc_tiep    # dạng 2026-10-25
ngay_cham_cuoi   # ngày đã chạm gần nhất, chống gửi trùng
lan_cham         # số lần đã chạm
ngay_hen         # ngày lịch hẹn hoặc khai giảng (nếu có)
gio_hen          # giờ hẹn, dạng 09:00

Nguồn: Data Table – Rows · Data tables · Custom variables

Bước 2. Đặt đúng múi giờ

Bản tự cài mặc định dùng giờ New York, nên lịch "8 giờ sáng" sẽ chạy lệch giờ Việt Nam. Trên n8n Cloud hoặc khi không sửa được máy chủ, mở Workflow Settings → Timezone chọn Asia/Ho_Chi_Minh. Bản tự cài thêm hai dòng sau vào tệp .env rồi khởi động lại (cách sửa tệp: Hướng dẫn cài n8n trên VPS):

# Tệp .env của n8n tự cài (xem bài cài n8n trên VPS)
GENERIC_TIMEZONE=Asia/Ho_Chi_Minh   # múi giờ cho Schedule Trigger và biểu thức ngày
TZ=Asia/Ho_Chi_Minh                 # giờ hệ thống của container; node Wait dùng giờ máy chủ
# Chỉ khi chạy bản 2.36.0–2.44.x và muốn dùng bộ lập lịch bền (từ 2.45.0 đã bật mặc định):
# N8N_SCHEDULER_ENABLED=true

$now, $today dùng múi giờ workflow, nếu không có thì GENERIC_TIMEZONE. Riêng node Wait luôn dùng giờ máy chủ, nên cần cả dòng TZ.

Nguồn: Workflow settings · Dates and times · Wait – giờ máy chủ

Bước 3. Workflow chăm sóc theo mốc

1. Schedule Trigger: Trigger Interval = Days, giờ 8; hoặc Custom (Cron) 0 8 * * * (8:00 mỗi ngày). Workflow chỉ chạy theo lịch sau khi bấm Publish.
2. Data Table (Row → Get), Must Match = All Conditions: trang_thai Equals dang-cham và ngay_cham_cuoi Not Equals ngày hôm nay; bật Return All. Điều kiện thứ hai là chốt chặn gửi trùng nếu workflow lỡ chạy hai lần trong ngày.
3. If, kiểu Date & Time: ngay_moc_tiep "is before or equal to" ngày hôm nay. Chỉ khách đến hạn đi tiếp; khách bị lỡ hôm trước vẫn được chạm hôm nay.
4. If thứ hai kiểm tra khung được nhắn của kênh dựa trên tuong_tac_cuoi (phép so "is after"). Ngoài khung thì rẽ sang nhánh báo nhân viên, không để bot gửi.
5. Switch theo moc_tiep: mỗi nhánh D1, D3, D7 một mẫu tin đã duyệt, mỗi mẫu một góc tiếp cận khác nhau.
6. Gửi qua kênh của khách: HTTP Request tới Messenger hoặc Zalo OA (Messenger, Zalo OA), hoặc Gmail, Send Email (Email tự động).
7. Data Table (Row → Update) theo ma_khach: ghi ngay_cham_cuoi, tăng lan_cham, chuyển moc_tiep sang mốc sau; sau D7 thì xong và trang_thai = tam-dung.

Ngày hôm nay:            {{ $today.toISODate() }}
Mốc kế tiếp sau 2 ngày:  {{ $today.plus({days: 2}).toISODate() }}
Ngày mai (để nhắc hẹn):  {{ $today.plus({days: 1}).toISODate() }}
Tăng số lần chạm:        {{ Number($json.lan_cham || 0) + 1 }}

Lưu ngày dạng 2026-10-25 để so sánh nhất quán; toISODate(), plus() là hàm Luxon mà n8n dùng.

Nguồn: Schedule Trigger – cron · Data Table – điều kiện · If – Date & Time · n8n – ngày giờ · Luxon – DateTime

Bước 4. Workflow nhắc lịch hẹn và khai giảng

1. Schedule Trigger mỗi ngày lúc 9:00.
2. Data Table (Row → Get): ngay_hen Equals ngày mai, trang_thai Not Equals tu-choi.
3. Gửi lời nhắc thứ nhất: ngày giờ, địa điểm hoặc đường dẫn phòng học trực tuyến, cách báo đổi lịch.
4. If, kiểu Date & Time: thời điểm nhắc (hai giờ trước giờ hẹn, ghép từ ngay_hen và gio_hen) phải "is after" thời điểm hiện tại; sai hoặc trống thì rẽ sang nhánh báo người phụ trách sửa dữ liệu, không để execution chờ một mốc vô lý.
5. Wait, Resume = At Specified Time, ô Date and Time điền biểu thức thời điểm nhắc ở trên.
6. Data Table (Row → Get) đọc lại dòng của khách, If: khách chưa huỷ, chưa từ chối thì gửi lời nhắc thứ hai.

Execution đang chờ ở node Wait được lưu vào cơ sở dữ liệu và không bị tự dọn khi n8n xoá dữ liệu execution cũ. Đọc lại bảng sau khi chờ là bước quan trọng: trong lúc chờ, khách có thể đã đổi lịch hoặc báo không đến.

Nguồn: Wait – At Specified Time · Execution data – pruning

Bước 5. Dừng ngay khi khách từ chối, báo Sale khi khách quan tâm

Workflow nhận tin nhắn đến (chatbot Messenger, Zalo OA, email trả lời) thêm ba việc:

• Mọi tin khách gửi: Data Table → Update tuong_tac_cuoi = thời điểm hiện tại.
• Khách nói không muốn nhận tin ("dừng", "đừng nhắn nữa"…): ghi trang_thai = tu-choi, gửi một câu xác nhận ngắn, không kèm chào bán. Từ lúc này mọi workflow gửi đều lọc bỏ khách này.
• Khách hỏi giá, hỏi lịch, muốn đăng ký: Telegram (Send Message) báo nhân viên trực kèm mã khách và tin gần nhất; ghi trang_thai = tam-dung để bot không chen vào lúc người thật đang tư vấn.

Nếu dùng AI Agent để nhận ra câu từ chối, khi AI không chắc hãy coi là từ chối.

Nguồn: Data Table – Update · Telegram node

Khi máy chủ khởi động lại: lượt chạy có mất không?

• Bản stable 2.44.x (bản đối chiếu): mặc định dùng bộ lập lịch trong bộ nhớ, máy chủ tắt đúng giờ chạy thì lượt đó bị bỏ, không chạy bù.
• Bản 2.45.0 (beta tại ngày 20/10/2026): bộ lập lịch bền (durable scheduler) bật mặc định, lưu lượt chạy vào cơ sở dữ liệu nên khởi động lại không mất lượt; lượt lỡ trong thời gian ân hạn (mặc định 1 phút) vẫn chạy, quá hạn thì theo tuỳ chọn If Execution Is Missed ở tab Settings của node (mặc định Don't Run Missed Executions).

Khi dùng bộ lập lịch bền, chọn Run the Most Recent Missed Execution là hợp lý; điều kiện ngay_cham_cuoi giúp khách không bị nhắn hai lần. Gắn thêm error workflow: Giám sát lỗi, sao lưu và phiên bản workflow.

Nguồn: Durable scheduler · Schedule Trigger – If Execution Is Missed · Changelog n8n

Cách Aduca đang làm (mức nguyên tắc)

Aduca vận hành chatbot tư vấn trên n8n ở Zalo OA, Messenger và website, đọc kịch bản trong Second Brain. Cùng hệ thống có luồng tự chăm sóc khách theo mốc, nhắc khai giảng và báo Sale khách nóng qua Telegram. Kịch bản sửa ở một nơi, có bộ câu hỏi thử để chạy lại sau mỗi lần sửa (xem Chatbot n8n đọc kịch bản từ Second Brain).

Workflow trong bài là ví dụ minh hoạ cho mọi doanh nghiệp, không phải cấu hình của Aduca.

An toàn và chính sách

• Khách đã nói không là dừng ở mọi kênh, không chuyển sang kênh khác để nhắn tiếp.
• Theo Luật 91/2025/QH15, im lặng không được coi là đồng ý; khách có quyền rút lại đồng ý bất cứ lúc nào.
• Bảng trạng thái chỉ giữ cột cần cho chăm sóc; khóa, token để trong mục Credentials, không ghi vào bảng.
• Zalo cá nhân: không tự động hoá bằng công cụ không chính thức, có rủi ro khóa tài khoản.

Tổng hợp đầy đủ theo kênh, gồm SMS: Bám đuổi khách đúng chính sách. Bài viết không phải tư vấn pháp lý.

Nguồn: Meta – Messenger policy · Zalo – điều kiện gửi tin Tư vấn · Zalo OA – các loại tin nhắn · Zalo OA – bảng giá · Luật 91/2025/QH15

Kiểm tra đã chạy đúng

• Tạo ba khách thử với ngay_moc_tiep là hôm nay, bấm chạy thử: chỉ ba khách đó được chọn.
• Chạy lại lần hai trong ngày: không khách nào nhận thêm tin.
• Đổi một khách sang tu-choi: lượt sau khách đó không xuất hiện.
• Workflow chạy đúng 8:00 giờ Việt Nam trong tab Executions sau khi publish.
• Tạo khách thử có lịch hẹn vào ngày mai, chạy thử workflow nhắc hẹn: nhận ngay lời nhắc thứ nhất, lời nhắc thứ hai đến đúng hai giờ trước giờ hẹn.
• Khách thử nhắn "muốn đăng ký": nhân viên nhận tin Telegram, trạng thái chuyển tam-dung.

Lỗi thường gặp

Nguồn: Schedule Trigger · Wait · Data tables – giới hạn

Bắt đầu từ đâu?

1. Hôm nay: đặt múi giờ, tạo bảng trạng thái và nhập vài khách thử.
2. Tuần này: dựng workflow chăm sóc theo mốc với một kênh, chạy với khách thử đến khi đủ mục kiểm tra; ba mẫu tin ba góc khác nhau, có người duyệt.
3. Sau đó: thêm nhắc lịch hẹn, nối điểm dừng vào chatbot, rồi đọc Bám đuổi khách đúng chính sách trước khi mở rộng sang kênh khác.

Muốn được tư vấn hoặc cùng thiết kế chuỗi chăm sóc phù hợp quy trình bán hàng của bạn, bạn có thể đăng ký Tư vấn 1-1 hoặc Coaching 1-1 cho doanh nghiệp; chi phí báo sau buổi tư vấn.

Đọc tiếp: Bám đuổi khách đúng chính sách →

Câu hỏi thường gặp

Tài liệu liên quan

• n8n · AI Agentn8n là gì? Tự động hoá quy trình kết hợp AI cho doanh nghiệpn8n là gì: công cụ tự động hoá quy trình nối Facebook, Google Sheets, Telegram, CRM thành workflow, chèn được bước AI. Cloud hay tự cài, giấy phép, giới hạn.
• n8n · AI AgentLàm chatbot Facebook Messenger bằng n8n: webhook, chữ ký, Send API, cửa sổ 24 giờLàm chatbot Facebook Messenger bằng n8n: xác minh webhook, kiểm chữ ký X-Hub-Signature-256, trả 200 trong 5 giây, gửi qua Send API, cửa sổ 24 giờ, App Review.
• n8n · AI Agentn8n Cloud hay tự cài: chi phí, gói và giấy phép cần biếtn8n Cloud hay tự cài: bảng gói Cloud bằng EUR theo lượt chạy, bản Community miễn phí và chi phí thật khi tự cài, giấy phép fair-code, chọn theo 5 tình huống.
• n8n · AI AgentKết nối Zalo OA với n8n: webhook 2 giây, token 25 giờ, tin Tư vấn miễn phí 48 giờKết nối Zalo OA với n8n từng bước: webhook trả 200 trong 2 giây, làm mới access token 25 giờ, gửi tin Tư vấn qua API, khung 48 giờ miễn phí và giới hạn 7 ngày.

Xem tất cả tài liệu hướng dẫn →

Nguồn tham khảo

• n8n Docs – Schedule Trigger
• n8n Docs – Durable scheduler
• n8n Docs – Wait node
• n8n Docs – Data Table node, thao tác Row
• n8n Docs – Data tables
• n8n Docs – Custom variables
• n8n Docs – Làm việc với ngày giờ
• n8n Docs – Workflow settings (Timezone)
• Meta – Chính sách Messenger Platform
• Zalo for Developers – Điều kiện gửi tin Tư vấn
• Bộ Công an – Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ 01/01/2026

Lịch sử cập nhật

• 21/10/2026 — Bản đầu.

Miễn trừ trách nhiệm